Produktivitás. Ijesztő és fenyegető szó. Szinonimái: termelékenység, teljesítőképesség, hatékonyság, teljesítmény. Mintha az ipar vagy a mezőgazdaság szótárából költözött volna át életünkbe, hogy folyamatosan sakkban tartson és emlékeztessen arra, mit csináltunk rosszul. Meg kell azonban békülnünk vele, és azt se felejtsük el, mekkora élmény, ha sikerül egy feladatot úgy elvégezni, ahogy szerettük volna, annyi idő alatt, annyi erőfeszítéssel, ahogy elterveztük. Van néhány egyszerű, ingyenes eszköz, amiket rendszeresen használok, érdemes kipróbálni őket. Segíteni fognak!

A produktivitás két gyilkosa

Először célszerű tisztázni, mik a legfontosabb productivity killer-ek, ha elmélyült koncentrációt igénylő feladat áll előttünk. Ehhez egy ökológiai gondolatot vennék kölcsön egyik tanáromtól: nagyon szép dolog az újrahasznosítás, de a legkisebb környezetterhelést azok a dolgok okozzák, amiket elsőre sem használsz el feleslegesen. Először tehát el kell takarítani azokat a dolgokat, amik károsan befolyásolják a teljesítményünket.

Az áramvonalas, modern, nagy teljesítményű munkaerő képéhez gondolkodásunkban a folyamatos online jelenlét és a multitasking társul. Sajnos ezek alaposan rontják a produktivitást. A multitasking legenda, valójában tudatos gondolkodásunk képtelen erre, bár ügyesen tudja szimulálni. Egyszerre csak egy dologra vagyunk képesek igazán koncentrálni, de a feladatok közötti gyors ide-oda kapcsolgatással azt a látszatot keltjük, hogy több dologra figyelünk. Ennek azonban ára van: egy mélyebb gondolatmenetből kizökkenést háromféleképpen fizetünk meg: idővel, teljesítménnyel és stresszel/érzelmi terheléssel. Idővel, mert a gondolatmenethez visszatéréshez, a „fonal újbóli felvételéhez” idő szükséges, méghozzá meglepően sok. Teljesítménnyel, mert a kizökkenés hatására kognitív teljesítményünk romlik, kísérletek igazolják, hogy rosszabbul, több hibával dolgozunk ilyenkor. És végül, stresszel/érzelmi terheléssel, mert a feladatok közti váltogatás fárasztó és érzelmileg kimerítő rutin.

Az állandó online jelenlét szinte garantálja a gyakori kizökkentést, hiszen bármikor felhívhatnak, minket, SMS-t kaphatunk, barátaink és ismerőseink üzenhetnek Whatsapp-on, Viber-en, Messengeren vagy a százféle hasonló alkalmazás egyikén, fontos e-mailek érkezéséről is gyakran kapunk értesítést, végül pedig nincs a világnak olyan időzónája, ahol ne tartózkodna éppen olyan ismerősünk, aki ne érezné létfontosságúnak, hogy megosszon egy videót egy fáról leeső elképesztően cuki lajhárról.

Mindezek persze hasznosak és fontosak lehetnek, de tisztában kell lennünk azzal, hogy zavarnak a koncentrációban. A The Journal of Experimental Psychology cikke szerint a mobiltelefonos értesítések hangjára egy olyan egyszerű feladatot is több hibával végezték el az alanyok, mint amilyen egy gomb megnyomása, ha a képernyőn szám jelenik meg, kivéve, ha az a szám a hármas. Ugye nem nehéz belegondolni, hogy milyen hatással van az ilyesmi egy bonyolult gondolatmenet megfogalmazására? Még megdöbbentőbb, hogy Dan Ariely kutatása szerint nem is szükséges, hogy a mobiltelefonra TÉNYLEGESEN érkező értesítések zavarjanak minket, a kognitív teljesítmény mérhetően rosszabb pusztán attól, hogy a telefon a közelünkben van: az értesítések lehetősége önmagában meg tudja zavarni a koncentrációt!

Merülj mélyre, és maximalizáld a teljesítményed!

Ha tehát elmélyült munkát kell végeznünk, például megírnunk egy szöveget, akkor célszerű kikapcsolni vagy rezgés nélkülire némítani a telefont, ha megtehetjük. Ha nem, akkor is próbájuk csak a nélkülözhetetlen funkciókat bekapcsolva tartani. A fizikai környezet elsősorban hangjaival tud minket megzavarni, az informatikai pedig a már említett módokon. A teljes csendnél azonban kutatások szerint egy minimális ambiens, azaz környezeti zaj kutatások szerint inspirálóbb. Van, akinek erre megfelelő a zene, de vannak más eszközök is.

Az egyik kedvenc eszközöm ilyen esetekben a Noisli. Egy fejhallgató, és a Noisli mindenféle környezeti zajt generál nekünk, amik segítenek kiszűrni a külvilág zajait és koncentrálni. Ezek lehetnek előre gyártottak, véletlenszerűek vagy általunk kikísérletezettek: több komponenst lehet kapcsolgatni és az egyedi hangerősségüket változtatni. Eső, zivatar, szél, erdő, levelek, vízcsobogás, tengerpart, víz, tűz, nyári éj, kávéház, vonat, ventilátor és különféle zajgenerátorok hangjaiból keverhetjük ki a számunkra ideális, mégis változatos hangképet. Az alkalmazás időzítőt is tartalmaz, továbbá egy szövegszerkesztő felületet, amelyik a böngésző beállításaival automatikusan elmentődik kilépéskor, de a biztonság kedvéért célszerű letölteni vagy kimásolni. Ha kifejezetten egy kávéház megnyugtató zajai inspirálnak (érthető anyanyelvű csevegés nélkül persze, ami igencsak figyelemelterelő tud lenni), akkor a Coffitivity, ahol különféle kávéházak, étkezdék hangjait használhatjuk háttérzajnak. Ha ezek nem tetszenének, hasonló lapok egész gyűjteménye található a Medium.com oldalon összegyűjtve.

Az informatikára visszatérve: ameddig csak a szöveg megalkotása a feladat, addig gyakran egy szövegszerkesztő ikonjai és extra szolgáltatásai (pl. listák automatikus generálása, oldaltörés és így tovább) is feleslegesen zavaróak lehetnek, a szöveg formázását is célszerű utólag megejteni: kivel ne fordult volna elő, hogy 25 percet töltött a megfelelő betűtípus és bekezdés aprólékos kiválasztásával, amelyet hirtelen pánik követett, amikor ráeszmélt, hogy a szöveg megalkotására már csak 15 perce maradt? A Noisli szövegszerkesztőjének extrémebb változata a ZenPen, amely csak szövegszerkesztő. Egy gombbal a böngészőt teljes képernyős üzemmódba kapcsolva minden eltűnik, csak az üres virtuális papír marad, semmi nem vonja el a figyelmet. Ha tudjuk, hány szót kell tartalmaznia az eredménynek, akkor beállíthatjuk célként, és oldalt egy diszkrét sáv jelzi, hol tartunk ennek elérésében.

Végül egy bónusz eszköz, amivel csapatmunkát lehet feldobni, a Conceptboard virtuális táblát ad a kezünkbe, amit együtt szerkeszthetünk másokkal, szöveget, képet, multimédiás tartalmakat tehetünk fel rá – még az ingyenes verzió is számos lehetőséget rejt.

Források, linkek:

• Email Notifications by Dan Ariely: http://danariely.com/2017/02/23/email-notifications/
• Cognitive costs of the mere presence of smartphones: https://npjscilearncommunity.nature.com/channels/371-latest-findings/posts/19475-cognitive-costs-of-the-mere-presence-of-smartphones
• Is Noise Always Bad? Exploring the Effects of Ambient Noise on Creative Cognition: http://www.jstor.org/stable/10.1086/665048
• Noisli: https://www.noisli.com/
• Coffitivity: https://coffitivity.com/
• ZenPen: http://www.zenpen.io/
• Conceptboard: https://conceptboard.com/