25 éves voltam, amikor kommunikációval foglalkozó ügynökségünket megalapítottuk. Büszke voltam rá, hogy nincs szükségem jegyzetfüzetre és naptárra, bármit meg tudok jegyezni, és nincs az a találkozó, aminek elfelejteném az időpontját. Akkoriban még ügyvédjelölt is voltam, és bevallom, magamban kinevettem az ügyvédnőt a hosszú „to do” listáival. Egyáltalán magát a kifejezést is akkor hallottam életemben először. Az ügyvédnő naptárát is részben nekünk kellett kezelni, mindig mulatságosnak tartottam, hogy voltak órák, melyekre a következőt írta be: ÉN. Ezekre az órákra nem írhattunk be ügyfelet, tiszteletben kellett tartani. Akkoriban az énidő fogalma nem volt annyira mindennapos, mint mostanság. Maradjunk annyiban, hogy főnököm 14 évvel ezelőtti viselkedése elég haladónak számított.

Eltelt 14 év, és a következő a helyzet:

– A különböző projektjeimre külön dedikált füzeteim vannak, és egyébként is tele vagyok különböző jegyzettel. Nem vagyok képtelen megjegyezni dolgokat, egészen egyszerűen csak nem akarok ennyi mindent fejben tartani. Fárasztana.
– Képtelen vagyok áttérni arra, hogy minden programomat digitális naptárban rögzítsem. Biztos vannak nagyon felvilágosult, korral haladóbb, modernebb emberek, én végül maradtam a hagyományos naptárnál, mely mérete minimum közepes, és órákra vannak benne osztva a napok. Ennek segítségével látom át a hetem.
– A tervezés lételememmé vált. Vannak a hétnek sarokkövei, van, amiből nem tudok engedni, és igen, van, amiben már én sem vagyok rugalmas. Ha nem is írom be magamat úgy, hogy ÉN, de tudom, hogy mi az a találkozó-mennyiség, munkamennyiség és feladat, ami felett már kedvetlen is vagyok, hisztérikus is vagyok, és feszült is leszek.

Ned Hallowell és sorsfordító tanácsai

Tudom, hogy vannak igazán hatékony üzletemberek, üzleti gondolkodók, sikeres ismert személyiségek, akik az életüket 5 percekre lebontva tervezik. Ennek én nem sok értelmét látom, ennél nagyobb szabadságra van nekem magamnak igényem. Azt azonban tudom, mennyire felszabadító volt nekem, amikor Ned Hallowell, amerikai pszichiátert először hallottam beszélni arról, mi lehet az oka annak, hogy az okos emberek minden kvalitásuk ellenére mégis alulteljesítenek. A Crazy Busy című, bestsellerré vált könyv szerzője Marie Forleo műsorában osztotta meg a következő technikát.

Nem bírom ki, hogy még most is, ne sóhajtsak egy óriásit! Emlékszem, amikor ezzel a rendszerrel találkoztam, sóhajtottam, egy kő esett le a szívemről, azonnal félretettem minden mást, és elkezdtem tervezgetni.

Rápillantottam a minimum 3 oldalas, végeláthatatlannak tűnő „to do” listámra, és átértékeltem az egészet. Emlékszem, hogy akkor már hetek óta, minden este bűntudattal feküdtem le, nem sikerült ledolgozni ugyanis a listáról mindent. Láttam a pipákat az elvégzett feladatok mellett, de ott volt még tucatnyi feladat, sőt napközben bejött tucatnyi új kérés. Az érzés, hogy soha nem fogok a dolgaim végére érni, frusztrált. Az öröm, hogy mennyi mindent sikerült aznap megcsinálnom, sosem volt teljes, hisz ott volt még számtalan egyéb ügy, amire egy gondolatot sem pazaroltam. És akkor jön egy amerikai pszichiáter és azt mondja: „Figyelj! Ha 3 feladattal megvagy egy nap, az elég. Azzal már lehetsz elégedett!”

Kidobtam a listámat, elővettem a naptáramat, és másnapra csak annyi feladatot írtam be magamnak, amennyit valóban képes voltam elvégezni a rendelkezésemre álló szabad órákban.

Az én tervezési kisokosom

Íme a szokások, amik nekem beváltak

1. Vasárnap este kinyitom a naptáramat és megnézem a hetet: mi vár rám, mire lesz időm, mikor. Megtervezem a napjaim. Ha egy nagyobb anyagot, hosszabb prezentációt, mélyebb koncentrációt igénylő feladatot is el kell majd végeznem, azt nem azon a napon fogom megcsinálni, amikor épp öt helyre kell odaérnem. Az egyes feladatokat felírom a naptár adott napjához, amin tervezem őket elvégezni. Imádok a listáról pipálni!
2. Vannak „városi, tárgyalós” napjaim, és vannak „home office” napjaim.Igen, tudom, szerencsés vagyok. Otthonról is tudok dolgozni. De maradjunk annyiban, annak is csak akkor van értelme, ha tényleg van olyan nap, amikor laza öltözékben lehetsz, elmélyülten, hatékonyan, nem a dugóban ülve, és nem éppen egyik találkozóról a másikra szaladva. Ha mondjuk irodában dolgozol nap mint nap, akkor is megteheted, hogy bizonyos napokra nem tervezel meetinget.
3. Minden héten elvégzek egy utálatos feladatot. Ezekről van egy külön listám. Azt vettem észre, hogy az utálatos feladatok elvégzése extra eufóriát jelent. Képtelen lennék egynél többet elvégezni belőlük, de az az egy, nagyon, nagyon, nagyon jó érzéssel tölt el. Ezt ezért külön betervezem.
4. Találkozom barátokkal, de nem többel, mint három. Bár introvertált alaptípus vagyok, sok barátom van, akikkel szeretek beszélni, találkozni. Átlagban 2-3 barátkozós reggeli, vagy vacsora esik jól, több nem. De ennyivel tartozunk egymásnak. Számomra a barátaim jelentik a szociális hálót. Szükségem van a társaságukra. Amikor tervezem a hetem, látom, hogy állok szabadidővel. Van, hogy valakivel csak két hét múlva fogok találkozni. Nem azért, mert nincs szabad két órám rá. Azért, mert mostanra rájöttem, hogy az emberekkel való kapcsolódással is tudok telítődni, és ahhoz, hogy jól essen, hogy igazán vágyjam rá, hogy igazán ott legyek, fókuszáltan, valóban a másikra figyelve, egymásra figyelve, ahhoz ennél több alkalommal nem tudok befogadó állapotba kerülni.
5. Ha valami projekt fontos, beírom külön a naptárba. Van egy már működő vállalkozásom, de tele lettem további ötlettel, melyek megvalósítása egészen addig váratott magára, amíg ezeket nem voltam hajlandó beírni a naptáramba, mint egy találkozót. A napi rutin elsodort. Amíg nem léptem ki a levelezőmből, amíg nem némítottam a telefonomat, nem tudtam elmélyedni az új dolgokban. Ned Hallowell ezt a jelenséget egy sütis dobozhoz hasonlítja. Folyamatosan ott van az asztalunkon, és folyamatosan belenyúlunk és falatozgatunk. Eteti magát. Nem tudjuk abbahagyni. Az új ötleteket igenis be kell tervezni és be kell írni a naptárba. Ha azokon a napokon, amikor ezzel foglalatoskodom, valaki akarna velem találkozni, nemet mondok. Nem fog menni. Elnézést. Ezt talán a legnehezebb betartanom, de az utóbbi hetekben már sikerül.
6. Hétfő délelőttre nem teszek találkozót. Úgy általában a hétfővel nem kalkulálok. A hétfő arra van, hogy nyugodtan indítsam el a hetet. Nagyon sok ügyfél jelentkezik be hétfőn ilyen-olyan ügyes-bajos kérésekkel. Azt vettem észre, hogy ezeket a feladatokat könnyedebben veszem, és gyorsabban oldom meg, ha nem útközben érnek, hanem egy olyan napon, amikor nyugalomban vagyok, az asztali gépem előtt ülve.
7. A péntek délről rájöttem, hogy még nagyon is hasznos és mindig történik valami. Ezért a péntekkel még igenis kalkulálok, és a délutáni órákat sem veszem lazán. Volt egy úri huncutságom, péntek délben golfedzésre jártam. Soha, egyetlen edzésre nem sikerült úgy megérkeznem, hogy ne legyek feszült amiatt, mert még valamit a hétvége előtt meg kell csináljak. A múlt héten azt képzeltem, hogy el tudok már reggel indulni a Balaton irányába, hogy elkerüljem a dugót. Természetesen bejött péntekre egy találkozó. Szóval én leszámoltam a laza péntekek illúziójával. Az még egy munkanap, amit hatékonyan lehet tölteni, és lehet vele tervezni.

Tervezni jó!

Mindenkit biztatok arra, tervezzen! És arra is mindenkit biztatok, alakítsa ki a saját tervezési szokásait. Nem vagyunk egyformák, egy azonban közös bennük. Ha tudatosan ránézünk az elmúlt hetek történéseire, akár egy segítő beszélgetés során, akár egy szupervízor segítségével, ha egyedül nincs is hozzá kedvünk, rájövünk, életünk mely pontjain csúsztunk el:
– Hol lehetne alaposabb a tervezés?
– Hol veszítettük a türelmünket?
– Mikor váltunk rugalmatlanná?
– Miben tudunk engedni?
– Mihez kell ragaszkodnunk?
– stb.

Ezek lesznek a szempontok, melyeket saját életünk megtervezésénél figyelembe kell majd vegyünk!

Ned Hallowel jótanácsait is hallgassátok meg! A beszélgetés minden perce megszívlelendő!
A videót itt találjátok. Nézzétek meg!

Ha segítségre van szükségetek, írjatok nekünk: hello@feketehattyukozpont.hu - Itt vagyunk! Segítünk!